5 принципов продуктивности

Я знакома с разными системами организации времени и повышения продуктивности, но не придерживаюсь ни одной из них полностью. Попробовав немало методов и принципов, со временем оставила то, что помогает мне больше всего.

Матрица Эйзенхауэра

Расстановка приоритетов дает возможность использовать время максимально продуктивно. Были ситуации, когда, несмотря на усердную работу, к вечеру я обнаруживала, что основные задачи не были выполнены. После разбора полетов я стала делить все дела на «важные и срочные», «важные и несрочные», «неважные и срочные», «неважные и несрочные». Стремлюсь к тому, чтобы направлять фокус на вторую категорию. Если все делать вовремя, то эти задачи не переходят в разряд «важных и срочных».

Но реальность такова, что появляется много срочных задач. Главное — отсортировать те, которые не являются важными. Иначе можно проработать весь день, но так и не продвинуться к достижению приоритетных целей. Занятие неважными делами создает иллюзию продуктивности, поэтому не сразу приходит осознание того, что нужно менять свой подход к организации личного времени.

Выиграл-выиграл

Один из принципов автора книги «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Он советует думать в духе «выиграл-выиграл» (win-win), когда в выигрыше остаются обе стороны. Если играть в одни ворота, то это скажется на результате. Проект, который в одинаковой степени выгоден всем партнерам, вдохновляет. Над его реализацией приятно работать, получать удовольствие от процесса.

Там, где есть намек на неравные условия, появляются недопонимания. Дальше — больше. «Проигравшая» сторона не хочет выкладываться полностью, а «выигравшая» не получает то, что нужно. В итоге проигрывают все. Подобные проекты не самая продуктивная трата времени, поэтому стоит на этапе обсуждения решить все вопросы. Я отказываюсь от предложений, понимая, что отдам больше, чем получу. Лучше вкладывать свои силы и время в то, что будет устраивать всех.

Правило двух минут

Дэвид Аллен, создатель методики Getting Things Done, советует не накапливать в течение дня дела, на выполнение которых необходимо потратить не более двух минут. Написать короткий ответ на письмо, позвонить и договориться о встрече, оплатить Интернет, отправить файл — примеры таких задач. Если я понимаю, что письмо не очень срочное или на его ответ у меня уйдет гораздо больше времени, то я возвращаюсь к нему позже. Что касается сообщений в социальных сетях и мессенджерах, то правило действует на деловую переписку. Личные сообщения я также оставляю на более свободный период.

Лимит на встречи

На деловые встречи хватает часа. Даже меньше. Обычно минут 45 обсуждаются дела, а 15 минут уходит на вступление и завершение встречи, подведение итогов. Я, конечно, понимаю, что сейчас люди берегут свое время, но начать обсуждать дела в первые секунды кажется мне неэтичным. Можно хотя бы упомянуть, какая сегодня прекрасная погода, например. Только не стоит особо увлекаться и превращать встречу в светскую беседу обо всем на свете. Но и постоянные взгляды на часы тоже не особо располагают к продуктивному разговору.

После череды частых и долгих встреч, которые не приводили к заключению соглашений, я внимательнее отношусь к встречам. Кроме того, что на большинство из них отводится лимитированное время, я сократила их количество. Как показала практика, многие вопросы можно решить по телефону. Коучинг и консультации не попадают под эту категорию, так как личные встречи играют ключевую роль, но они тоже длятся не больше часа.

Делу — время

Хотя у меня гибкий график, я разделяю рабочее и личное время. Так как я работаю с адекватными людьми, то можно не предупреждать, что звонить мне поздно вечером нежелательно. Хотя случалось, что меня будили утром в выходные или беспокоили в праздничные дни. Все бы ничего, но вопросы не были срочными. Радует, что эти случаи единичные.

Зная особенности своего организма, я сплю не менее 8 часов. Чем лучше я отдыхаю, тем продуктивнее работаю. Отдых для меня — это смена обстановки, прогулки, встречи с друзьями, просмотр фильмов, чтение, посещение театра, занятие спортом. От полного безделья я устаю, но иногда полезно не делать ничего.

Мое желание эффективно использовать время не доходит до фанатизма. И те методы, которые я применяю, не являются железными правилами. Бывают исключения. То же обсуждение будущего проекта или стратегические сессии могут занимать по 2-3 часа. Также я работаю допоздна, если дела не терпят отлагательств. Гибкость не менее важна, чем следование методикам и техникам.

Опубликовано на сайте and.kz и в газете «Бизнес&Власть».

09/07/2015